KERTAS KERJA AUDIT (KKA)

Kertas Kerja Audit

A.      Definisi kertas kerja audit

Kertas kerja audit adalah catatan yang diselenggarakan auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya, pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dibuat berkenaan dengan pelaksanaan audit. Bisa dikatakan kertas kerja audit merupakan media penghubung antara catatan klien dengan laporan audit.

B.       Tipe kertas kerja audit

1.    Program audit : merupakan daftar prosedur audit untuk pemeriksaan elemen tertentu. Auditor menyebutkan dalam program audit :

Ø Pemeriksaan yang harus diikuti dalam melakukan verifikasi setiap elemen yang tercantum dalam laporan keuangan.

Ø Tanggal pelaksanaan prosedur audit.

Ø Paraf pelaksana prosedur audit.

Ø Penunjukan indeks kertas kerja yang dihasilkan auditor, program ini berfungsi sebagai alat yang bermanfaat untuk menetapkan jadwal pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan lapangan.

2.   Working trial balance : daftar yang berisi saldo berbagai akun buku besar pada akhir tahun yang diaudit dan akhir tahun sebelumnya serta kolom untuk penyesuaian dan pengklasifikasian kembali saldo setelah koreksi auditor. Working trial balance merupakan dasar untuk pemeriksaan kertas kerja secara individual dan merupakan ringkasan semua data yang diperoleh selama pemeriksaan.

3.   Ringkasan jurnal penyesuaian dan jurnal pengklasifikasian kembali : dibuat untuk memastikan pengklasifikasian akun yang tepat.

4.   Daftar pendukung : dibuat untuk melakukan verifikasi elemen yang terdapat dalam laporan keuangan serta mendukung informasi yang dikumpulkan.

5.   Daftar utama : merupakan ringkasan akun-akun yang saling berkaitan dan tuuannya untuk menghubungkan akun buku besar yang sejenis dalam laporan keuangan.

6.   Memorandum audit dan dokumentasi : merupakan data tertulis yang disiapkan auditor dalam bentuk naratif.

7.   Skedul dan analisis : menunjukkan komposisi saldo pada tanggal neraca dan perubahan pada satu atau lebih akun yang terkait dalam satu periode laporan keuangan.

C.       Manfaat dan tujuan pembuatan kertas kerja audit

1)   Merupakan dasar penyusunan laporan hasil audit.

2)   Merupakan alat bagi supervisor atau partner untuk mereview dan mengawasi perkerjaan anggota tim audit.

3)   Merupakan alat pembuktian dari laporan hasil audit.

4)   Menyajikan data untuk keperluan referensi.

5)   Merupakan salah satu pedoman untuk tugas audit periode berikutnya.

6)   Memberi dukungan yang principal atas laporan audit dimana auditor berpendapat berdasar hasil temuan audit yang kemudian didokumentasikan dalam kertas kerja.

7)   Sebagai alat untuk melakukan koordinasi, mengorganisasi, dan mengawasi pelaksanaan seluruh tahapan audit.

8)   Sebagai bukti bahwa audit telah dilaksanakan sesuai standar auditing.

9)   Sebagai pedoman dalam melaksanakan audit berikutnya dalam bentuk arsip permanen.

D.      Syarat kertas kerja audit

1.    Lengkap

2.    Bebas dari kesalahan, baik kesalahan hitung maupun kesalahan penyajian informasi

3.    Didasarkan pada fakta dan argumen yang rasional

4.    Disajikan secara sistematis, rapi, dan mudah dipahami

5.    Memuat hal penting dan relevan dengan pemeriksaan

6.    Mempunyai tujuan yang jelas

7.    Sedapat mungkin menghindari pekerjaan menyalin ulang

8.    Dalam setiap kertas kerja audit harus mencantumkan kesimpulan dan komentar atau catatan reviewer

E.       Cara membuat kertas kerja audit

Ø Terdapat beberapa teknik dalam pembuatan kertas kerja, meliputi:

1)   Tentukan tujuan setiap pembuatan kertas kerja

Kertas kerja tidak dibuat atau dikumpulkan kecuali jika terdapat suatu tujuan yang akan dicapai. Auditor harus memikirkan dengan baik apa tujuan yang hendak dicapainya dan kemudian merencanakan dengan cermat cara terbaik untuk mencapainya. Data yang tidak relevan tidak perlu dikumpulkan, hal ini untuk mengefisienkan pengarsipan dan waktu penelaahan kertas kerja audit.

2)   Hindari pekerjaan menyalin

Pekerjaan menyalin angka, misalnya: dari buku besar ke kertas kerja audit terbuangnya waktu dan biaya, auditor harus berusaha semaksimal mungkin melaksanakan pekerjaan mereka secara efisien dan tepat guna. Untuk menganalisis rincian saldo akun atau transaksi auditor tidak perlu menyalinnya, tetapi cukup dengan menggunakan rincian yang ada pada pembukuan klien.

3)   Hindari penulisan ulang

Penulisan ulang seperti halnya menyalin menyebabkan terbuangnya waktu, tambahan biaya, risiko salah tulis, ketidakrapian dan lain-lain. Penekanan penyusunan kertas kerja audit adalah sedapat mungkin menghindari penulisan ulang, tetapi haruslah dapat meringkas isi atau pokok yang menjadi fokus auditor dari hasil analisis bukti audit.

4)   Berilah pendukung atau penjelasan pada semua akun

Suatu kertas kertas kerja pendukung (supporting) harus selalu disiapkan untuk semua akun penting yang terdapat dalam kertas kerja neraca dan kertas kerja laba rugi, baik secara naratif sebagai acuan atau penjelasan suatu masalah ataupun berupa catatan kaki kertas kerja neraca dan kertas kerja laba rugi atau skedul utama (Top Schedule) tanpa perlu membuat kertas kerja terpisah.

5)   Tulislah langkah prosedur audit apa saja yang telah dilakukan

Setiap kertas kerja harus menunjukkan ringkasan singkat tapi lengkap tentang prosedur audit (langkah-langkah) apa saja yang telah dilakukan untuk memeriksa suatu akun dan transaksi tertentu.

6)   Kertas kerja pemeriksaan harus diindeks

7)   Pada kertas kerja pemeriksaan harus dicantumkan tentang sifat dari perkiraan yang diperiksa, prosedur pemeriksaan yang dilakukan dan kesimpulan mengenai kewajaran perkiraan yang diperiksa.

8)   Tuangkan dalam bentuk tulisan 

Penjelasan atau komentar tertulis oleh staf audit sering kali dibutuhkan dalam audit. Hal ini dapat berupa catatan yang menjelaskan suatu skedul dan observasi yang mempengaruhi prinsip dan metode akuntansi. Pertanyaan yang dilakukan selama audit di lapangan dan pemecahannya harus diungkapkan secara lengkap dalam kertas kerja.

9)   Buktikan penjelasan lisan yang diperoleh

Dalam menganalisis dan memeriksa keterjadian dan kebenaran (vouching) beban, auditor tidak cukup hanya dengan menerima penjelasan yang diberikan oleh klien. Auditor harus selalu memeriksa dokumen sumber transaksi. Oleh sebab itu, selain mencatat penjelasan lisan dalam kertas kerja audit, auditor juga harus melampirkan keterangan bahwa pemeriksaan saldo akun atau transaksi telah dilakukan untuk mendukung penjelasan lisan tersebut.

10)   Jawablah pertanyaan yang muncul

Dalam proses pelaksanaan audit sering muncul beberapa pertanyaan, seperti keyakinan kebenaran suatu angka, mengapa saldo kredit dalam rekening Koran bank tidak tercermin dalam buku besar dan lain sebagainya. Biasanya pertanyaan-pertanyaan yang terjadi merupakan aspek yang paling penting dalam audit dan staf audit harus memperhatikan agar pertanyaan tersebut tidak ada yang tidak terjawab pada saat selesainya audit.

11)   Kertas kerja harus diparaf oleh orang yang membuat dan mereview working papers sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.

12)   Di bagian muka file kertas kerja pemeriksaan harus dimasukkan daftar isi dan indeks kertas kerja pemeriksaan dan paraf seluruh tim pemeriksa yang terlibat dalam penugasan audit tersebut.

Ø Cara membuat kertas kerja yang baik

1.    Lengkap

Kertas kerja harus lengkap dalam arti :

a)    Berisi semua informasi yang pokok. Auditor harus dapat menentukan komposisi semua data penting yang harus dicantumkan dalam kertas kerja.

b)   Tidak memerlukan tambahan penjelasan secara lisan.

c)    Kertas kerja harus dapat “berbicara” sendiri, harus berisi informasi yang lengkap, tidak berisi informasi yang masih belum jelas atau pertanyaan yang belum terjawab.

2.   Teliti, dalam pembuatan kertas kerja, auditor harus memperhatikan ketelitian dalam penulisan dan perhitungan sehingga kertas kerjanya bebas dari kesalahan tulis dan perhitungan.

3.   Ringkas, kertas kerja harus dibatasi pada informasi yang pokok saja dan yang relevan dengan tujuan audit yang dilakukan serta disajikan secara ringkas. Analisis yang dilakukan oleh auditor harus merupakan ringkasan dan penafsiran data dan bukan hanya merupakan penyalinan catatan klien ke dalm kertas kerja.

4.  Jelas, kejelasan dalam menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang akan memeriksa kertas kerja perlu diusahakan oleh auditor. Penyajian informasi secara sistematik perlu dilakukan.

5.   Rapi, Kerapian dalam pembuatan kertas kerja dan keteraturan penyusunan kertas kerja akan membantu auditor senior dalam me-review hasil pekerjaan stafnya serta memudahkan auditor dalam memperoleh informasi dari kertas kerja tersebut.

F.        Susunan kertas kerja audit

1.    Draft Laporan Audit

2.    Laporan Keuangan Auditan

3.    Ringkasan Informasi bagi reviewer

4.    Program Audit

5.    Laporan Keuangan / Lembar Kerja yg dibuat klien

6.    Ringkasan Jurnal Adjustment

7.    Working Trial Balance

8.    Skedul Utama

9.    Skedul Pendukung

G.      Tanggung jawab auditor atas kertas kerja

Audit atas laporan keuangan harus didasarkan atas standar auditing yang ditetapkan IAI. Standar pekerjaan lapangan mengharuskan auditor melakukan perencanaan dan penyupervisian terhadap audit yang dilaksanakan, memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dan mengumpulkan bukti kompeten yang cukup melalui berbagai prosedur audit. Kertas kerja merupakan sarana yang dilakukan oleh auditor untuk membuktikan bahwa standar pekerjaan lapangan tersebut dipatuhi.

Kertas kerja adalah milik kantor akuntan publik, bukan milik klien atau milik pribadi auditor. Namun, hak kepemilikan kertas kerja oleh kantor akuntan publik masih tunduk pada pembatasan-pembatasan yang diatur dalam Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik yang berlaku, untuk menghindari penggunaan hal-hal yang bersifat rahasia oleh auditor untuk tujuan yang tidak semestinya. Hampir semua informasi yang diperoleh audit dicatat dalam kertas kerja, maka bagi auditor, kertas kerja merupakan hal yang bersifat rahasia.

SA Seksi paragraf 08 mengatur bahwa auditor harus menerapkan prosedur memadai untuk menjaga keamanan kertas kerja dan harus menyimpannya sekurang-kurangnya 10 tahun, sehingga dapat memenuhi kebutuhan praktiknya dan ketentuan-ketentuan yang berlaku mengenai penyimpanan dokumen. Karena sifat kerahasiaan yang melekat pada kertas kerja, auditor harus menjaga kertas kerja dengan cara mencegah terungkapnya informasi yang tercantum dalam kertas kerja kepada pihak-pihak yang tidak diinginkan.

Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik memuat aturan yang berkaitan dengan kerahasiaan kertas kerja berbunyi sebagai berikut “Anggota Kompartemen Akuntan Publik tidak diperkenankan mengungkapkan informasi klien yang rahasia, tanpa persetujuan dari klien.”

Seorang auditor tidak dapat memberikan informasi kepada pihak bukan klien kecuali jika klien mengizinkannya. Meskipun kertas kerja dibuat dan dikumpulkan auditor dalam daerah wewenang klien, dari catatan-catatan klien, serta atas biaya klien, hak pemilikan atas kertas kerja tersebut sepenuhnya berada di tangan akuntan publik, bukan milik klien atau milik pribadi auditor. Karena kertas kerja tidak hanya berisi informasi yang diperoleh auditor dari catatan klien saja, tetapi berisi pula program audit yang akan dilakukan oleh auditor, maka tidak semua informasi yang tercantum dalam kertas kerja dapat diketahui oleh klien.

H.      Arsip kertas kerja

Auditor biasanya menyelenggarakan dua macam arip kertas kerja untuk setiap kliennya, yaitu:

1.   Arsip kini (current file), yaitu arsip audit tahunan untuk setiap audit yang telah selesai dilakukan.

2.   Arsip permanen (permanent file), yaitu untuk data yang secara relatif tidak mengalami perubahan. 

I.         Isi kerta kerja

Kertas kerja harus cukup memperlihatkan bahwa catatan akuntansi cocok dengan laporan keuangan atau informasi lain yang dilaporkan serta standar auditing yang dapat diterapkan telah dilaksanakan oleh auditor. Kertas kerja biasanya harus berisi dokumentasi yang memperlihatkan :

a)   Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan pertama yaitu pemeriksaan telah direncanakan dan disupervisi dengan baik.

b)  Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan kedua yaitu pemahaman memadai atas pengendalian intern telah diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang telah dilakukan.

c)   Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan ketiga yaitu bukti audit telah diperoleh, prosedur audit telah ditetapkan, dan pengujian telah dilaksanakan, yang memberikan bukti kompeten yang cukup sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan.

J.         Karakteristik kertas kerja yang baik

1)   Periksalah semua saldo awal dan saldo perbuku besar.

Saldo awal harus diperiksa dengan cermat dari kertas kerja tahun lalu dan saldo buku besar yang disalin auditor dari neraca percobaan klien harus terlebih dahulu dicocokan dengan buku besar (catatan harus diberi tick mark dalam kertas kerja sebagai bukti langkah tersebut telah dilakukan oleh staf audit).

2)   Berikan inisial pada setiap kertas kerja.

Staf audit yang membuat dan menelaah kertas kerja audit harus membubuhkan inisialnya pada setiap halaman dan menuliskan tanggal pembuatan dan penelaahan. Keterangan tiap inisial harus dilampirkan dalam kertas kerja sehingga dapat diketahui inisial apa saja yang muncul dalam kertas kerja.

3)   Periksalah semua perhitungan aritmatika.

Auditor harus memperhatikan agar tidak terdapat kesalahan hitung dan matematis dalam kertas kerja audit (catatan tick mark footing dan cross footing harus dicantumkan dalam kertas kerja audit).

4)   Berikan keterangan pada setiap kertas kerja. 

Semua kertas kerja audit harus mencantumkan nama klien, judul kertas kerja dan tanggal atau periode audit yang diperiksa.

5)   Berikan semua penjelasan semua jurnal penyesuaian audit (JPA).

Penjelasan atas setiap jurnal penyesuaian audit harus sederhana dan lengkap sehingga klien tidak akan menanyakan penjelasan tambahan ketika mereka menerima kopi jurnal penyesuaian audit tersebut. Ketika jurnal penyesuaian audit tersebut di posting ke masing-masing skedul kertas kerja audit, setiap posting harus diberi penjelasan secukupnya.